Arkivsamvirker

Fællesmøde mellem arkivsamvirkerne under SLA-Fyn og SLA-Fyns bestyrelse 12. november 2015 kl. 19.00 i Lokalhistorisk Arkivs lokaler på Skt. Klemensskolen Dahlsvej 1, 5260 Odense S

Tilstede:
Bestyrelsen SLA-Fyn: Mogens Jensen (MJ), Ida Duedahl (ID), Torben Heldbo (TH), Hans Odde Poulsen (HOP), Ingemann Jensen (IJ), Steffen Høgild (SH).
Jytte Ravn (JR), Dalum-Hjallese Lokalarkiv. Arkivsamvirket Odense Kommune
Morten Eriksen (MR), Lokalhistorisk forening for Munkebo og Dræby. Arkivsamvirket Kerteminde Kommune.
Keld Riber (KR). Lokalhistorisk Arkiv for Gislev, Kværndrup og Ryslinge Sogne. Arkivsamvirket i Faaborg-Midtfyn Kommune

Dagsorden
1. Præsentation af Arkivsamvirkerne
2. Drøftelse af behandlingen af materiale, der er overført til digitale medier. Hvad gør vi f.eks. med cd-er indeholdende billeder eller lyd? Hvilke erfaringer har man med hensyn til besøg på arkiverne efter indførelse af arkiv.dk?
3. Drøftelse af SLA-Fyns hjemmeside slafyn.dk. Er der behov for ændringer? Bestyrelsen har planer om at dele mødeaktiviteterne op i 2. En afdeling for kommende møder og undervisning og en for de aktiviteter der er overstået, ledsaget af korte referater.
4. Arkibas 5. Hvor langt er I kommet og hvor stort behov er der for undervisning?
5. Forsikring endnu en gang. Efter at vores konto i Stenløse Arkiv er forandret fra en privatkonto til en erhvervskonto, har vi tegnet en forsikring, så vi ikke mister alt, hvis vores konto bliver ”hacket” og tømt.
6. Udveksling af ideer på baggrund af, hvad der er af planer i arkivsamvirkerne.
7. Eventuelt.

1, Præsentation af Arkivsamvirkerne.
SLA-Fyns bestyrelse: MJ er formand, ID er næstformand, TH er kasserer, SH er sekretær, HOP er ansvarlig for kurserne der udbydes på Fyn, IJ er suppleant og repræsenterer også Assens Arkivråd til mødet.
Fremmødte arkivsamvirker: JR er formand for Odense Arkiverne og er også medlem af DLA’s bestyrelse. ME er formand for lokalarkiverne i Kerteminde Kommune. KR er formand for lokalarkiverne i Faaborg-Midtfyn kommune og er også revisor for SLA-Fyn.
Fyn har mange lokalarkiver, men mange af Arkivsamvirkerne var desværre ikke mødt op.
2. Drøftelse af behandlingen af materiale, der er overført til digitale medier.
Når arkivmaterialerne er digitaliserede gemmes de fortsat. Det gælder også kassettebånd. KR oplyste, at der er anskaffet fælles udstyr til digitalisering af film, kassettebånd, videoer og dias. Stadsarkivet, Odense er behjælpelige med opgaverne efter behov. IJ oplyste, at i Assens overføres dias til SD-hukommelseskort.
Arbejdsgangen for digitalisering af billeder er scanning og registrering med automatisk visning på arkiv.dk. Opløsningen er 600 dpi. Også alle andre digitale medier end billeder kan vises på arkiv.dk.
Der kan registreres et fald i antal fysiske besøg på arkiverne efter arkiv.dk, men de mange digitale besøg medfører en stigende aktivitet. Generelt er der en helt positiv effekt af arkiv.dk
3. Drøftelse af SLA-Fyns hjemmeside slafyn.dk
Hjemmesiden er god. Der er lavet mulighed for at vise billeder og efterlyse manglende oplysninger om disse. Hjemmesiden bruger programmet WordPress.
Der er 70-80 foreninger i DK som bruger programmet, som med fordel kunne være standard for lokalarkiverne, da det er let at bruge, og man kan være flere om at betjene og vedligeholde siden. Skabelonens pris er 1000 kr.
Skal vi lave et kursus i hjemmeside? Dette blev vedtaget. (Kursus er nu udbudt til 26. februar 2016).
På hjemmesiden sker der en opdeling af fanen arrangementer i afholdte – og kommende arrangementer.
4. Arkibas 5. Hvor langt er I kommet og hvor stort behov er der for undervisning?
Der afholdes mange lokale kurser i Arkibas 5. Både i Assens, Kerteminde og Middelfart. Kurserne er en succes. I Middelfart udarbejder Jens Aage en manuel til Arkibas 5. Der kommer også gode råd på SLA-Fyns hjemmeside.
Vores Arkibaskurser på Fyn koster 250 kr., mens de er gratis i Vejle. Der var enighed om at bevare egenbetalingen på Fyn, da vi har omkostninger til både undervisning og lokaler samt serverer smørrebrød.
5. Forsikring endnu en gang.
Det er et EU-krav, at en frivillig forenings konto i et pengeinstitut skal være en erhvervskonto. En erhvervskonto er ikke dækket af erstatningskrav fra pengeinstituttet i tilfælde af netbanksindbrud/-misbrug, og en forening kan derved miste hele sin formue.
Forsikring af en erhvervskonto har hidtil været så dyr, at præmien næsten svarede til kontoens indestående. Der har derfor været arbejdet på at oprette en fond for arkiverne til erstatning – men den skal være meget stor for at batte noget.
Flere forsikringsselskaber, bl. a. Tryg, tilbyder nu forsikringer til erhvervskunder til en rimelig pris. Arkivet i Skt. Klemens betaler således årligt 400 kr. for fuld dækning.
Alle arkiver anbefales at tegne en sådan forsikring!
6. Udveksling af ideer på baggrund af, hvad der er af planer i arkivsamvirkerne.
Arkiverne kan med stor fordel bruge de sociale medier til hurtig formidling og kommunikation.
Desværre er både mange af arkivmedarbejderne og bestyrelsesmedlemmerne ikke
fortrolige med, eller har tillid til, f. eks Facebook, YouTube m. fl.
Digitalisering er omkostningstung. JR oplyste at digitalisering af en protokol koster op til
200.000 kr. Mormoner scanner gratis på Landsarkivet mod at få lov til at bruge materialerne
til slægtsforskning.
I Odense opsættes QR- koder på historiske steder med støtte gennem borgerbudgettet.
SLA’s hjemmeside kan bruges til at arkiverne udveksler gode idéer.
TH oplyste at der laves digital formidling i Korinth om Veteranjernbanen Faaborg-Korinth,
støttet af RealDania. Der er links til Historisk Atlas, og lokalarkiverne kan bidrage ved at
lægge arkivalier online.
I Kerteminde Kommune holder arkiverne fællesmøde på Toldboden.
I Assens leverer arkiverne en god historie til ugeavisen hver uge.
Det er ærgerligt at de østfynske arkiver, bortset fra Kerteminde, ikke kommer til
fællesmødet.
7. Eventuelt
Intet noteret.
Steffen Høgild, sekretær